Access 4 - Apirilak 26

Consultas

La consulta es una solicitud de información a la base de datos. Los datos mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas. El resultado de la consulta es la "Hoja de respuestas dinámica"; en esta hoja se encuentra la información extraída de las tablas. Pero la información no se guarda en la hoja de respuestas, sino que sigue estando almacenada en las tablas.
En determinados tipos de consulta se puede modificar la información de las tablas, pero la consulta sigue siendo una forma de acceder a la tabla, no un objeto que almacene información. La consulta muestra lo que la tabla almacena según los criterios solicitados.

¿Cómo crear una consulta?

Al seleccionar el cuadro de diálogos de consultas aparecerán estas opciones que ofrece Access para crear una consulta:
1. Crear una consulta en Vista diseño: permite realizar una consulta sin la ayuda del asistente.
2. Crear una consulta utilizando Asistente: crea una consulta automáticamente, según los campos seleccionados.

Como la realización de las distintas consultas a las Tablas que forman parte de nuestra Base de Datos serán bastantes sencillas trabajaremos con la creación de consultas en Vista Diseño, ya que tenemos nosotros poseemos control absoluto sobre la base de datos que hemos diseñado.


Inmediatamente debemos definir sobre que tablas será realizada la consulta, en el cuadro de diálogo elegiremos cuál o cuáles serán las tablas que formarán parte de esta consulta. Como habíamos definido anteriormente Claves principales en las dos tablas que forman parte de nuestra Base de Datos al incorporarlas en la nueva consulta veremos que ambas Tablas se relacionan automáticamente. Así podremos realizar consultas (búsquedas) por algún criterio presente en una Tabla  para que nos muestre valores coincidentes con ese criterio en la otra Tabla.

El aspecto de la ventana de una consulta es este: vemos que la ventana se divide en dos secciones:
La superior: muestra los elementos sobre los que se va a realizar la consulta.
La inferior: muestra los criterios que se van a aplicar en la consulta a la tabla o consulta seleccionada.
Para incorporar nuevos campos para que sean visualizados en la Consulta debemos seleccionar el campo en la ventana superior dentro de una de las Tablas disponibles para la Consulta y con un doble clic de ratón se incorporan a la ventana inferior y forman parte de los campos involucrado en la Consulta.

El proceso de creación de los criterios con los que trabajaremos en nuestra Consulta es muy simple. Además en las consultas hay un elemento que da la opción de que un criterio de selección se vea o no. Esta opción es Mostrar .

EJERCICIOS:

- Crea una base de datos en vuestra carpeta llamada “videoclub + vuestro nombre”
- Crea una tabla que llamarás “clientes”. Estas serán las características de la tabla:

     Nombre del campo         Tipo de datos
·    DNI cliente                     Clave principal – Texto y máscara de entrada
·    Nombre del cliente       Texto
·    Fecha de alta                  Fecha/Hora  - Máscara de entrada
·    Barrio                             Texto
- Invéntate cuatro clientes con sus datos. En el campo barrio, los barrios posibles son: Casco Viejo, Bilbao la Vieja, Santutxu, Deusto e Indautxu.

- Crea una tabla que llamarás “películas”. Estas serán las características de la tabla:
                                    Nombre del campo         Tipo de datos
                                     Título película                Texto
                                     Código película              Clave principal
-Rellena diez películas.

-Crea una tabla que llamarás “alquileres”. Estas serán las características de la tabla:
               Nombre del campo     Tipo de datos
              DNI cliente                  Clave principal – Texto y máscara de entrada
               Código película          Clave principal
              Fecha alquiler             Fecha/Hora  - Máscara de entrada
             Fecha de devolución   Fecha/Hora  - Máscara de entrada
-Rellena unos cuántos campos. Cada cliente tiene que haber visto al menos tres películas. IMPORTANTE: para poder rellenar esta tabla es imprescindible haber creado los campos DNI cliente y Código película como clave principal. Ten en cuenta el número de DNI de los clientes, tienen que ser los que has creado en la tabla de clientes.                              

- Relaciona las tres tablas. La tabla de alquileres tiene que estar en el centro. (Herramientas – Relaciones). Al hacer las relaciones darle a “exigir integridad referencial”

-Tienes que crear dos consultas (ver en la teoría ¿Cómo crear una consulta?)
     1) Clientes. Seleccionaremos estos campos: nombre de los clientes, nombres de las películas, fecha de alquiler y fecha de devolución. Así podremos ver cada clientes qué películas ha alquilado.
     2)Películas. Seleccionaremos el nombre de películas y nombre de clientes. Así tendremos un listado de clientes por película.

ACCESS 3 - Apirilak 19

Formularios

Los formularios son una herramienta muy útil e importante en Access y tiene dos funciones: 1) mostrar datos de una forma clara y bien presentada y 2) poder introducir datos de una forma cómoda.



Mostrar datos de una forma clara y bien presentada

Los formularios permiten mostrar al mismo tiempo en la pantalla campos procedentes de distintas tablas relacionadas de forma que resulte mucho más sencillo trabajar con ellas. Al mismo tiempo se puede hacer que no aparezcan determinados campos.

Por otro lado los formularios permiten dar una apariencia más agradable a la presentación de los datos que hace que el trabajo con ellos sea más cómodo, permitiendo insertar datos, modificarlos, o eliminar algún registro.

Introducir datos de una forma cómoda

La introducción de los datos directamente sobre las tablas es bastante incómoda. No sólo no se pueden ver todos los campos sin desplazarse con la barra de herramientas, sino que además los registros están uno encima de otro. Si se pierde la referencia del registro se pueden introducir datos que no correspondan a ese registro.

Los formularios permiten la introducción de datos en las tablas de una forma más sencilla y más limpia. En vez de introducir los datos directamente sobre la tabla, los datos se introducen en la tabla a través de los formularios.

Crear un formulario

Debido a la complejidad que posee la creción de un formulario desde la vista diseño, (la misma que usamos para crear una tabla), nos valemos en este caso del Asistente para la Creación de Formularios. En la Ventana de la Base de Datos, seleccionamos la pestaña de Formularios y la opción Crear un formulario utilizando el asistente.



El asistente nos irá guiando en base a preguntas en la creación del Formulario. Hay que tener en cuenta que este Formulario que estamos creando tiene por finalidad la carga de datos en la Tabla Alumnos, por consiguiente se deben incorporar todos los campos al formulario.

Una vez incorporados los campos que formarán parte del Formulario nos queda por definir la distribución del mismo. Las distintas opciones de Distribución tienen por finalidad la presentación en pantalla de los datos registrados en la Tabla. Podemos ver que a grandes rasgos hay dos formas preponderante para la presentacion de pantalla de los datos. Pueden ser vistos en forma individual, es decir un registro por pantalla, las opciones EN COLUMNA o JUSTIFICADO, apuntan a esta opción de un registro por pantalla. Mientras que las opciones de TABULAR o HOJA DE DATOS presentarán todos los registros que quepan en patalla y habrá que navegarlos con las barras de desplazamiento que se agregaran en forma automática.

Luego de definida la distribución del formulario hay que definir el diseño y el nombre del formulario por defecto asumirá el nombre de la tabla en la que esta basado.

EJERCICIOS:

Ejercicio 1:

- Abre la base de datos que creaste el último día ("colegio") y crea un formulario (lee la teoría de "crear un formulario ") con TODOS los datos de la tabla alumno. El formulario se llamará "alumnos". Guarda y sal a la pantalla de formularios.

- Vuelve a entrar al formulario que has creado y añade otros tres alumnos al formulario a través del formulario. Sal y entra en la tabla de alumnos. ¿Qué ha pasado?

Ejercicio 2:

- Crea una base de datos llamada “Empresa”.
- Crea una tabla llamada “trabajadores”. Esta tabla tendrá los siguientes campos:
Nombre del campo                   Características
Nombre del trabajador             Texto- Clave principal
Puesto de trabajo                      Texto
Fecha entrada en empresa          Fecha – Máscara de entrada
Carnet de conducir                     Si/No
Idiomas                                       Texto
   
- Bájate de Internet una imagen que represente a un trabajador.
- Crea un formulario usando el asistente de formularios que llamarás “trabajadores”. Guarda y sal del formulario.
- En la pantalla de “formularios”, sitúa el cursos encima del formulario que has creado y vete a “Diseño”. En diseño se pueden hacer muchas cosas. Hoy haremos un par:
      o    Mueve los campos a tu antojo.
      o    Importa la foto que te has descargado.

ACCESS 2 - Apirilak 17

Relaciones entre tablas

Todo lo que hemos visto es la base para trabajar con Access, pero la verdadera potencia se obtiene al trabajar con varias tablas. Sin embargo, para  conseguir que haya coherencia entre los datos de las    distintas tablas,  debemos especificar las relaciones entre las tablas.

Supongamos que tenemos una tabla con los alumnos del centro y otra  tabla con las asignaturas del centro, cuya clave principal es el código.

Supongamos que queremos guardar en una tercera tabla la información  de las matriculaciones del curso. Dicha tabla debería tener las claves

principales de las dos tablas que se relacionan: alumno y asignatura. Por lo  tanto, necesitamos una tabla que tenga  un campo que sea el nif del alumno y

otro campo que sea el código de la asignatura. Esta relación se llama de muchos a muchos porque un alumno se puede matricular de muchas  asignaturas y en una asignatura se pueden matricular muchos alumnos.

 

Fijaros que en esta última tabla la clave principal debe ser la combinación del nif con el código.

Crear relaciones entre tablas

Aún nos queda indicar a Access que hay una relación entre las tres
tablas. Primero debemos ir al área de relaciones. Para ello elegimos del menú
principal Herramientas /  Relaciones.

Al ser la primera vez que abrimos el área de relaciones, nos sale una
ventana para elegir qué tablas queremos mostrar en dicho área. Vamos
seleccionando cada tabla uno a uno con el ratón y pulsamos el botón Agregar.
Cuando hayamos acabado pulsamos el botón Cerrar y debemos ver lo
siguiente.

Ahora vamos a reordenar las tablas, poniendo la tabla Matriculaciones 2012/13
en el medio. Para ello podemos arrastrar las tablas pulsando el botón izquierdo
del ratón sobre la cabecera azul de una tabla y sin soltar el botón moviendo el
ratón. Una vez que hayamos reordenado las tablas, vamos a establecer las
relaciones. Primero arrastramos el campo “código alumno” de la tabla alumnos hasta el campo nif de la tabla Matriculaciones 2012/13. Para ello hacemos clic con el botón izquierdo en el campo “código alumnos”  de la tabla alumnos. A continuación pulsamos el botón y sin soltarlo movemos el ratón, arrastrando hasta llegar al campo “código alumnos” de la tabla Matriculaciones 2012/13
. Si lo hemos hecho bien veremos lo siguiente:



Para acabar rápido, podríamos pulsar el botón Crear directamente. Luego hacemos los mismo con el campo “código asignaturas”  relacionando los campos de las tablas Asignaturas y Matriculaciones 2012/13

EJERCICIO:

Paso 1:

-    Crea una base de datos que llamarás “Colegio + vuestro nombre”.

-    Crea una tabla “en vista diseño” llamada Alumnos. Esta tabla tendrá los siguientes campos:
Nombre del campo                Tipo de datos
Nombre del alumno               Texto
Fecha de nacimiento              Fecha/hora   - Máscara de entrada
Dirección                               Texto
Teléfono                                 Texto
Código alumno                      Autonumérico – Clave principal

-    Rellena 2 campos y guárdalo.

Paso 2:

-    Crea una tabla “en vista diseño” llamada Asignaturas. Esta tabla tendrá los siguientes campos:

Nombre del campo                Tipo de datos
Código Asignatura                      Autonumérico – Clave principal
Nombre asignatura                      Texto

-    Rellena 6 campos y guárdalo.

Paso 3:

-    Crea una tabla “en vista diseño” llamada Matriculaciones 2012/13. Esta tabla tendrá los siguientes campos:

Nombre del campo                Tipo de datos
Código alumno                      Texto -  Clave principal
Código Asignatura                Texto -   Clave principal

-    Rellena 8 campos y guárdalo.


Paso 4:

    - Relaciona  las 3 tablas que has creado anteriormente. Para eso lee la teoría "Crear relaciones entre tablas"

- Enséñale el ejercicio al profesir y guárdalo.

ACCESS 1 Apirilak 12

ACCESS

 

 

 

Introducción
Access una base de datos, pero ¿qué es una base de datos?

Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que tiene, una escuela, de sus alumnos y maestros, una empresa, de sus productos, ventas y empleados. A este tipo de información se le llama datos.

Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener información no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Este gestor debe permitir en principio:

-Introducir datos
-Almacenar datos
-Recuperar datos y trabajar con ellos

Tablas

En esta primera clase veremos qué es una TABLA y cómo se crea. Una tabla es una colección de datos sobre un tema específico, como por ejemplo, alumnos. Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas registros). La intersección entre una fila y una columna es una celda y contiene un dato específico de un registro. Como muestra la figura, cada registro de la tabla de alumnos tiene los mismos campos. Esto quiere decir que de cada alumno (registro) queremos conocer unos datos concretos.



Para crear una tabla, dentro de una base de datos, la crearemos utilizando la opción "Crear una tabla en vista diseño". Al hacer doble clic, se abrirá una pantalla con diversos campos. En cada campo podemos meter diferente tipo de información, que la podremos definir en la parte inferior de la pantalla.

EJERCICIOS:

Ejercicio 1:

- Crea una carpeta dentro de la vuestra llamada Access

- Entra en Access: Inicio / Todos los programas / Microsoft Office / Microsost Office Access

- Crear una base de datos: A mano derecha de la pantalla "Crear un archivo nuevo". Luego "Base de datos en blanco". Aparecerá una ventana
nueva. El programa te está pidiendo un nombre para la base de datos y un lugar para ubicarlo. Ponle el nombre "Biblioteca+ vuestro nombre" y guárdala dentro de vuestra carpeta de Access.

- Crear una tabla en vista diseño. Crea una base de datos con las siguientes características:



- Guarda la case de datos. Al darla a "guardar" nos pedirá un nombre a la tabla. Le llamaremos "socios".

- Desde el menú de la base datos haz doble clic en la tabla. Se abre y la rellenamos. La celda se número de socio se rellena sola, porque hemos dicho que sea autonumérica. Cuando estemos en esa celda solo hay que darle al INTRO. Una vez que estés en la tabla, rellena 6 registros, invéntatelos.

- Guarda el ejercicio.

Ejercicio 2:

- Crear una base de datos. Ponle el nombre "Pedido clientes+ vuestro nombre" y guárdala dentro de vuestra carpeta de Access.

- Crear una tabla en vista diseño. Crea una base de datos con las siguientes características:


- Guarda la case de datos. Al darla a "guardar" nos pedirá un nombre a la tabla. Le llamaremos "clientes".

- Desde el menú de la base datos haz doble clic en la tabla. Se abre y la rellenamos. La celda se número de socio se rellena sola, porque hemos dicho que sea autonumérica. Cuando estemos en esa celda solo hay que darle al INTRO. Una vez que estés en la tabla, rellena 6 registros, invéntatelos.

- Guarda el ejercicio.